Pour une commune

 

Archiver dans une commune ou un groupement de collectivités territoriales

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Inspection communale

 


La responsabilité personnelle du Maire ou du président de groupement de communes

 

 

Les communes et les groupements et les groupements de collectivités territoriales sont responsables de la conservation de leurs archives en application de l’article L. 212-6 et L. 212-6-1 du code patrimoine. « Le maire est dépositaire des archives en raison de ses fonctions ; il est responsable civilement envers la commune de leur intégrité et de leur bonne conservation, sans préjudice des sanctions pénales […] » (article 3 du règlement des archives communales du 31 décembre 1926). Le fait de détruire des archives publiques sans l’accord préalable du directeur des Archives départementales de la Meuse « est puni d'une peine de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. Est puni des mêmes peines le fait, pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, d'avoir laissé détruire, détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives sans accord préalable de l'administration des archives » (article L. 214-3 du code du patrimoine).

 

Le maire doit donc assurer la conservation des archives de sa commune   pour la gestion communale, la justification des droits et la sauvegarde de la mémoire de la commune. Il doit s'assurer que les locaux de conservation sont sains, qu'aucune archive ne sort des locaux municipaux et qu'aucune élimination n'est faite sans autorisation préalable du directeur des Archives départementales.

 

Les archives communales sont des archives publiques inaliénables (on ne peut pas les vendre, ni les donner, ni les jeter sans autorisation) et imprescriptibles (elles conservent ce statut d’archives publiques quelle que soit leur date). L’art. L. 211-1 du Code du patrimoine (Cdp) définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. ». La documentation (journaux, périodiques) ne fait pas partie des archives et peut être éliminée.

 

La gestion des archives constitue une dépense obligatoire pour la commune – article L. 2321-2 du code général des collectivités, notamment pour  :

 

 

 

   En cas de fusion de communes, les documents antérieurs à la fusion ne doivent pas être mélangés.

 

 

Le récolement

 

Le récolement, vérification de l'inventaire archives, est obligatoire dans les communes et les groupements de communes et sert de décharge au maire sortant et au président sortant. Il doit être effectué à chaque élection municipale (articles 62 à 65 de l’arrêté du 31 décembre 1926), même s’il n’y a pas de changement de l’équipe municipale : il s’agit alors de dresser la liste de tous les documents effectivement présents en mairie, précisément parce que le maire est responsable de la bonne conservation de ses archives. Il est important que cette liste corresponde à la réalité, parce qu’un document indiqué comme présent devra impérativement pouvoir être présenté : on ne peut donc pas se contenter de recopier les précédents récolements qui existent. Une attention toute particulière doit être portée sur les registres de délibérations, d'arrêtés et d'état civil, ainsi que sur les dossiers de permis de construire

 

Le classement

 

La collectivité doit disposer d'un inventaire, indispensable à la bonne tenue des archives. L'inventaire permet de retrouver rapidement les documents,  mais il sert aussi à prouver l'existence et la propriété juridique des archives. Il facilite ainsi la rédaction du procès-verbal de récolement. Il existe deux modes de classement réglementaires pour les collectivités : 

 

 

 

1. Pour les petites communes, le cadre de classement de 1926 s'applique.

 

 

Il s'agit d'un mode de classement thématique : à chaque fonction ou compétence de la collectivité correspond une lettre de l'alphabet (de A à S) qui se subdivise en un certain nombre de rubriques. Les dossiers d'archives reçoivent une cote qui se compose de la lettre de série suivie d'un chiffre de 1 à l'infini. Chaque fois qu'un nouveau dossier est inséré à la suite dans une série, il est inscrit dans l'inventaire correspondant à cette série

 

Inconvénients :
 

- Ce règlement datant de 1926, certaines désignations de documents sont dépassées, tandis que d'autres, plus actuelles, font défaut. Pour pallier ce défaut, les Archives départementales de la Meuse proposent aux communes d'utiliser une adaptation du cadre de classement de 1926. Ce cadre adapté inclut les fonctions actuelles des collectivités. Il peut être utilisé pour le rangement des documents courants (papier ou électroniques) du secrétariat, ainsi que pour les archives.

 

- Il faut laisser de la place sur les rayons entre chaque série afin de prévoir les accroissements.Ce mode de classement ne peut donc fonctionner durablement que dans les communes produisant peu de volume de documents.

 


 

2. Pour les communes intermédiaires (organisées en plusieurs services) le classement continu est conseillé pour les archives contemporaines (circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983. instruction sur  le traitement des archives communales).

 

 

Ce mode de classement simple concerne les documents postérieurs à 1983 mais il peut être appliqué aux documents à partir d'une année au choix lors de sa mise en place (mais pas pour les documents antérieurs à 1940) ;- les documents antérieurs à l'année choisie demeurent alors classés selon le cadre de classement de 1926 présenté ci-dessus. Il s'agit d'un classement par versement en continu, par service producteur, avec la lettre W; la reconstitution intellectuelle des fonds se fait par service et grâce à une indexation des dossiers par mots-matières. Pour la mise en place de ce mode de classement, il est indispensable qu'un agent de la commune soit désigné comme responsable de la fonction archivage, avec un temps de travail assigné à cette fonction, et qu'il reçoive la formation nécessaire (aide des Archives départementales de la Meuse ou Cnfpt).

 

 

 

Pour aider les collectivités pour le classement de leurs archives, le centre de gestion (http://www.cdg55.fr/) a mis en place un service payant d'aide aux collectivités et établissements publics. Un archiviste peut être mis à disposition des collectivités, il procède au tri et au classement par type de documents,  conditionne et cote les archives,  range en optimisant l’espace disponible,  prépare le bordereau d’élimination qui sera transmis à la Direction des Archives Départementales,  établit l’inventaire des archives à conserver. L'archiviste peut aussi procéder à la mise à jour régulière du classement.

 

Les éliminations

 

Les archives publiques sont imprescriptibles (art. L. 212-1 du Cdp). Toute élimination de documents d’archives publiques, dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, est interdite sans le visa du directeur des Archives départementales, chargé du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives (art. L.212-2, L. 212-3 et R. 212-14 du Cdp, art. R. 212-51 du Cdp pour l’élimination des documents des collectivités territoriales).

 

Pour sélectionner les documents à éliminer, le responsable des archives de la commune s'appuiera sur le tableau ci-joint. 

 

 

Avant toute élimination d'archives, la collectivité doit obligatoirement solliciter l'autorisation écrite du directeur des Archives départementales en lui adressant la liste des documents destinés à l’élimination (art. L.212-2, L. 212-3 et R. 212-14 du code du patrimoine, art. R. 212-51 du même code pour l’élimination des documents des collectivités territoriales). Pour ce faire, elle adresse aux Archives départementales de la Meuse un bordereau d'élimination en trois exemplaires. Après contrôle par ce service, le bordereau est retourné à la collectivité revêtu du visa du directeur des Archives départementales de la Meuse.

 

Les documents électroniques

 

Les documents électroniques sont les mails (les mails ont un statut d'archives publiques), documents tels que rapports ou courriers, images numériques, documents numérisés, données issues de téléprocédures, bases de données, etc.

 

 Les procédures de gestion de ces documents sont semblables aux procédures applicables pour les documents papier :

 

 

  • Rangement dans un plan de classement, et donc extraction des documents de la boîte mail de la commune. Le plan de classement doit être le même que pour les documents papier, par exemple le cadre de classement de 1926 adapté, tel que présenté ci-dessus.

 

  • Elimination contrôlée - Pour éliminer des archives électroniques, comme des archives papier, il convient d’en soumettre la liste au directeur des Archives départementales pour obtenir un visa d'élimination. Le bordereau d'élimination indique alors le type de fichiers concernés et leur volume (en Mo).La destruction des données doit être effective (suppression complète et irrémédiable et non simple suppression du lien vers les données ni simple modification des droits d’accès, ni possibilité de restauration des données supprimées, ni conservation d’un doublon).

 

 

Dans certains cas, le directeur des Archives départementales peut autoriser des services à éliminer des documents originaux papier et des pièces justificatives sur support papier, à condition d’observer les prescriptions du vade-mecum du Service interministériel des Archives de France intitulé « Autoriser la destruction de documents support papier après leur numérisation. Quels critères de décision ? (version de mars 2014) . Ce vade-mecum est consultable à l’adresse suivante :  

 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7429

 

 

La communication des archives au public

 

Les archives publiques sont, sous réserve des délais de communicabilité (Cdp L. 213-2), communicables de plein droit. La communication est une obligation pour la commune. La communication se fait dans un espace et à des horaires prévus par la collectivité. Le demandeur peut obtenir des copies des documents communicables. Des frais de reproduction peuvent être facturés au demandeur sans que ceux-ci puissent excéder le coût réel supporté par l'administration.

 

L’accès s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :

 

  • Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas (Dans un bâtiment communal, sous surveillance, après vérification d'identité et tenue d'un registre de communication, le prêt pour exposition est encadré).
  • Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret
  • Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique (Cdp Art L 213-1)

 

 

Sont librement communicables :

 

  • les registres de délibérations,
  • la comptabilité (sauf données nominatives),
  • la liste électorale,
  • les registres des décès,
  • les tables décennales, etc.

 

Ne sont communicables que passé un délai de :

 

  • 50 ans : les dossiers de personnel, les documents portant un jugement de valeur sur une personne physique.
  • 75 ans : les registres d'état civil des naissances et mariages.
  • 100 ans : documents qui se rapportent aux mineurs (vie privée, dossier judiciaire, minutes et répertoires de notaires).

 

 

 

Compléments d'information  sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France, accessibles à l’adresse suivante :

 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/collectivites-territoriales/

Notes de bas de page