A l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives publiques qui présentent un intérêt historique ou scientifique doivent être versées aux Archives départementales (articles L. 212-4, R. 212-12 et R. 212-13 du Code du Patrimoine).
Sont conservés les archives publiques définitives, à savoir les « documents et données conservés au-delà de leur durée d’utilité administrative, en raison de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique) ou de leur intérêt public permanent » (Référentiel général de gestion des archives, octobre 2013, page 61).
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Afin de définir ce qu’il faut conserver indéfiniment ou détruire dans un laps de temps plus ou moins long, le service des Archives doit s’appuyer sur des tableaux de gestion. Un tableau de gestion est un « document formalisant les règles de gestion du cycle de vie (DUA et sort final) des documents et données produits par un service, rédigé en accord avec les instructions de tri, si elles existent, et validé par la personne en charge du contrôle scientifique et technique compétente » (Référentiel général de gestion des archives, octobre 2013, page 65). Ces instructions de tri sont consultables sur le site internet du service interministériel des Archives de France à l’adresse suivante :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/
Un versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés du service, qui les a produits, aux Archives départementales qui les reçoivent.
Avant que les dossiers n'entrent aux Archives départementales, le service doit dresser un inventaire des dossiers archivés : cet inventaire est appelé "bordereau de versement" à remplir en trois exemplaires.
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Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être tôt ou tard communiqués au public. Il faut donc décrire les documents pour quelqu'un qui ne sait pas forcément dans quel contexte ils ont été créés. Sans ce bordereau signé par le responsable du service versant, les Archives départementales n'acceptent aucun versement.
Les documents nativement numériques sont soumis aux mêmes obligations législatives et réglementaires que les documents sur support papier : visa obligatoire pour l’élimination, versement des données à caractère historique ou patrimonial. Toutefois, l’archivage de ces données et documents doit faire l’objet d’une attention particulière, tant de la part des responsables informatiques que de la part des archivistes et ce, dès la conception des systèmes d’information.
Les différentes étapes à suivre pour préparer votre versement aux Archives départementales :
Elimination des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique.
A l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives publiques qui ne présentent pas un intérêt historique ou scientifique pourront être détruites :
Les Archives peuvent communiquer les dossiers au service qui les a versés. Il lui suffit de téléphoner ou d’envoyer un mail, en indiquant le ou les numéros des articles (ou boîtes) souhaités et la cote du versement qui se trouve en haut à droite du bordereau de versement.
Exemple : article 25 du versement 1200 W.
Le service doit ensuite restituer le ou les articles aux Archives départementales dans un délai de deux mois. Ces documents seront réintégrés dans leur versement d’origine.
En aucun cas le contenu de la boîte ou du dossier ne doit être modifié : on n'y ajoute rien, on n'en enlève rien (sinon, le bordereau précédemment établi ne signifie plus rien).
Si certaines archives sont consultables dès leur création (budgets, permis de construire, plans d'occupation des sols, cadastre, etc.), d’autres sont soumises à des délais de communicabilité (article L 213-2 du Code du Patrimoine).
A ces restrictions, le public peut opposer une « demande de dérogation aux délais légaux de communicabilité ».
Modèle de bordereau de versement
Modèle de bordereau d'élimination
Tableau des délais de communicabilité
Formulaire de dérogation aux délais de communicabilité