Pour une administration

1. Ce qui doit être versé aux Archives départementales

 

2. Préparation du versement d'archives

 

3. Communication des documents versés

 

4. Documents à télécharger

 

Ce qui doit être versé aux Archives départementales

 

A l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives publiques qui présentent un intérêt historique ou scientifique doivent être versées aux Archives départementales (articles L. 212-4, R. 212-12 et R. 212-13 du Code du Patrimoine).

   

 

Sont conservés les archives publiques définitives, à savoir les « documents et données conservés au-delà de leur durée d’utilité administrative, en raison de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique) ou de leur intérêt public permanent » (Référentiel général de gestion des archives, octobre 2013, page 61).

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Afin de définir ce qu’il faut conserver indéfiniment ou détruire dans un laps de temps plus ou moins long, le service des Archives doit s’appuyer sur des tableaux de gestion. Un tableau de gestion est un « document formalisant les règles de gestion du cycle de vie (DUA et sort final) des documents et données produits par un service, rédigé en accord avec les instructions de tri, si elles existent, et validé par la personne en charge du contrôle scientifique et technique compétente » (Référentiel général de gestion des archives, octobre 2013, page 65). Ces instructions de tri sont consultables sur le site internet du service interministériel des Archives de France à l’adresse suivante :

 

 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/

 

 

Préparation du versement d'archives

 

Un versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés du service, qui les a produits, aux Archives départementales qui les reçoivent.

 

Avant que les dossiers n'entrent aux Archives départementales, le service doit dresser un inventaire des dossiers archivés : cet inventaire est appelé "bordereau de versement" à remplir en trois exemplaires.

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Tous les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à être tôt ou tard communiqués au public. Il faut donc décrire les documents pour quelqu'un qui ne sait pas forcément dans quel contexte ils ont été créés.  Sans ce bordereau signé par le responsable du service versant, les Archives départementales n'acceptent aucun versement.     

 

Les documents nativement numériques sont soumis aux mêmes obligations législatives et réglementaires que les documents sur support papier : visa obligatoire pour l’élimination, versement des données à caractère historique ou patrimonial. Toutefois, l’archivage de ces données et documents doit faire l’objet d’une attention particulière, tant de la part des responsables informatiques que de la part des archivistes et ce, dès la conception des systèmes d’information.

 

 

Les différentes étapes à suivre pour préparer votre versement aux Archives départementales :

 

  • Procéder à l'élimination des documents inutiles dans les dossiers (brouillons, doubles, chemises superflues, documentation, etc.).

 

  •  Au regard de la législation et de la réglementation relatives aux archives publiques, séparer les documents éliminables des documents à verser aux archives départementales

 

  •  Ranger dans des boîtes les dossiers classés dans un ordre cohérent qui reflète les activités du service

 

  • Numéroter ces boîtes selon une suite ordonnée, de 1 à n.

 

  • Décrire sur le bordereau le contenu de chaque boîte avec concision et précision; indiquer les dates extrêmes : dates d'ouverture et de clôture du dossier. La règle d'or de l'ordre et du classement dans les archives est d'aller du général au particulier et du plus ancien au plus récent. Eviter les sigles.

 

  • Envoyer par courrier électronique aux Archives départementales de la Meuse, le bordereau de versement (avant l'envoi des documents) ; soit les Archives donnent un avis favorable à la prise en charge des documents, soit elles demandent des précisions [descriptions insuffisantes des dossiers, désordre dans la présentation, présence dans le versement de documents éliminables, durée d’utilité administrative non respectée, etc.]

 

  • Si la prise en charge est acceptée, les Archives vous le signifient par courrier ou par mail, et demandent à ce que le bordereau papier lui soit adressé en triple exemplaire, signé du directeur ou du chef de service [ = le responsable du service].

 

  • Après vérification du contenu de chaque article, les Archives départementales retournent au service un exemplaire du bordereau de versement, avec la signature du directeur. Le bordereau sera muni d’un numéro de versement, qui permet au service ou à tout chercheur d’identifier des documents. Le bordereau est tout à la fois un outil de gestion et de recherche.

 

  • Attention : un versement doit comporter au moins vingt boîtes.

 

Elimination des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique.

 

 

A l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives publiques qui ne présentent pas un intérêt historique ou scientifique pourront être détruites :

 

  • Par le service producteur : pour les dossiers qui ne sont plus utiles pour la gestion courante ni pour faire valoir un droit, le service doit lister ces documents sur un bordereau d'élimination et le soumettre au visa du directeur des archives départementales. Aucune destruction ne doit être opérée sans ce visa.  Seront donc détruites les archives publiques dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique. La documentation [revues, périodiques, brochures, ouvrages, etc.] ne relève pas de la réglementation relative aux archives publiques et peut donc être librement éliminée.

 

  •  Par les Archives départementales : lorsqu'elles constatent qu'un versement ou quelques articles d’un versement peuvent être éliminés  parce que les prescriptions réglementaires n’obligent plus à le faire et qu’ils ne constituent plus une preuve ou un témoignage, elles demandent par écrit au chef du service qui a confié ces dossiers, l'autorisation de les détruire.Le service versant ne peut s’opposer à l’élimination d’archives versées qu’en raison de nécessités juridiques. Lorsqu’il n’existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d’élimination, celui-ci peut reprendre les archives dont l’élimination est proposée. Cette faculté peut s’exercer dans un délai de trois mois, à l’expiration duquel le directeur des Archives départementales est habilité à procéder à l’élimination.

 

 

Communication des documents versés

 

  • Au service qui les a produits

 

Les Archives peuvent communiquer les dossiers au service qui les a versés. Il lui suffit de téléphoner ou d’envoyer un mail, en indiquant le ou les numéros des articles (ou boîtes) souhaités et la cote du versement qui se trouve en haut à droite du bordereau de versement.

Exemple : article 25 du versement 1200 W.

Le service doit ensuite restituer le ou les articles aux Archives départementales dans un délai de deux mois. Ces documents seront réintégrés dans leur versement d’origine.

En aucun cas le contenu de la boîte ou du dossier ne doit être modifié : on n'y ajoute rien, on n'en enlève rien (sinon, le bordereau précédemment établi ne signifie plus rien).

 

  • Au public

 

Si certaines archives sont consultables dès leur création (budgets, permis de construire, plans d'occupation des sols, cadastre, etc.), d’autres sont soumises à des délais de communicabilité (article L 213-2 du Code du Patrimoine).

 

 

A ces restrictions, le public peut opposer une « demande de dérogation aux délais légaux de communicabilité ».

 

 

Notes de bas de page