Préparation du versement d'archives

Un  versement est l'opération matérielle et administrative par laquelle les  documents sont transférés du service, qui les a produits, aux Archives  départementales qui les reçoivent.

Avant  que les dossiers n'entrent aux Archives départementales, le service  doit dresser un inventaire des dossiers archivés : cet inventaire est  appelé "bordereau de versement" à remplir en trois exemplaires.

Tous  les documents qui entrent aux Archives départementales ont vocation à  être tôt ou tard communiqués au public. Il faut donc décrire les  documents pour quelqu'un qui ne sait pas forcément dans quel contexte  ils ont été créés.  Sans ce bordereau signé par le responsable du  service versant, les Archives départementales n'acceptent aucun  versement.     

Les  documents nativement numériques sont soumis aux mêmes obligations  législatives et réglementaires que les documents sur support papier :  visa obligatoire pour l’élimination, versement des données à caractère  historique ou patrimonial. Toutefois, l’archivage de ces données et  documents doit faire l’objet d’une attention particulière, tant de la  part des responsables informatiques que de la part des archivistes et  ce, dès la conception des systèmes d’information.

Les différentes étapes à suivre pour préparer votre versement aux Archives départementales :

• Procéder  à l'élimination des documents inutiles dans les dossiers (brouillons,  doubles, chemises superflues, documentation, etc.).
•  Au  regard de la législation et de la réglementation relatives aux archives  publiques, séparer les documents éliminables des documents à verser aux  archives départementales
•  Ranger dans des boîtes les dossiers classés dans un ordre cohérent qui reflète les activités du service
• Numéroter ces boîtes selon une suite ordonnée, de 1 à n.
• Décrire  sur le bordereau le contenu de chaque boîte avec concision et  précision; indiquer les dates extrêmes : dates d'ouverture et de clôture  du dossier. La règle d'or de l'ordre et du classement dans les archives  est d'aller du général au particulier et du plus ancien au plus récent.  Eviter les sigles.
• Envoyer  par courrier électronique aux Archives départementales de la Meuse, le  bordereau de versement (avant l'envoi des documents) ; soit les Archives  donnent un avis favorable à la prise en charge des documents, soit  elles demandent des précisions [descriptions insuffisantes des dossiers,  désordre dans la présentation, présence dans le versement de documents  éliminables, durée d’utilité administrative non respectée, etc.]
• Si  la prise en charge est acceptée, les Archives vous le signifient par  courrier ou par mail, et demandent à ce que le bordereau papier lui soit  adressé en triple exemplaire, signé du directeur ou du chef de service [  = le responsable du service].
• Après  vérification du contenu de chaque article, les Archives départementales  retournent au service un exemplaire du bordereau de versement, avec la  signature du directeur. Le bordereau sera muni d’un numéro de versement,  qui permet au service ou à tout chercheur d’identifier des documents.  Le bordereau est tout à la fois un outil de gestion et de recherche.
• Attention : un versement doit comporter au moins vingt boîtes.
• Elimination des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique.