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Garder des documents, des photographies ou des films dans un grenier, une cave ou même dans sa salle à manger, lieux inadaptés, les exposent à certains risques :
- Une destruction lente ou violente : le papier craint la lumière, la chaleur, l'humidité, les micro-organismes, mais aussi les accidents tels que les incendies ou les inondations.
- La dispersion : plus un fonds est complet et cohérent, plus son interprétation par le chercheur peut être sûre. Par manque de place ou suite au décès du détenteur, les fonds peuvent être dispersés et perdre ainsi une grande partie de leur valeur historique. Les documents, s'ils ont une certaine valeur commerciale, peuvent aussi être vendus par des marchands, détenteurs de seconde génération, sans lien affectif avec le fonds et peu sensibles à leur responsabilité devant l'histoire.
En fait, l'intérêt des documents ne peut être valorisé que si des chercheurs les utilisent ; à quoi sert une collection si elle se trouve cachée dans un tiroir ou un grenier ?
Pourquoi confier vos documents aux Archives départementales ?
Les Archives départementales de la Meuse offrent des garanties de protection :
- Une conservation assurée pour l'avenir : des moyens techniques (bâtiment spécial, boîtes, température et hygrométrie…) et humains (personnel spécialisé) sont affectés à la conservation.
- Une mise en valeur historique : les archives confiées aux Archives départementales complètent d'autres fonds qui y sont déjà conservés. Ainsi, elles peuvent être consultées, sous le contrôle éthique et juridique du personnel des Archives, par des chercheurs ou des historiens afin de compléter la connaissance de l'histoire de nos communes ou de notre département et, au-delà, de l'histoire de notre pays ; il s'agit là de transmettre la mémoire aux générations futures.
Comment faire ?
Il existe plusieurs procédures pour confier des documents aux Archives départementales de la Meuse :
- Le don : c'est le mode d'entrée le plus simple ; il doit faire l'objet d'une déclaration écrite (simple lettre) qui atteste le transfert de propriété, le donateur peut fixer des délais pour la communication des documents au public. Tout don de documents aux Archives départementales de la Meuse doit être accompagné d'un formulaire de don.
- Le dépôt : il n'entraîne pas de transfert de propriété. Il donne lieu à un contrat de dépôt où le déposant fixe les conditions de communication au public. Cependant, le contrat de dépôt prévoit généralement la réalisation d’une copie numérique aux frais du déposant en cas de reprise des documents. C'est en fait une situation provisoire : au décès du déposant, le dépôt doit être renouvelé par les héritiers ou transformé en don.
- Le legs : une disposition testamentaire peut prévoir le transfert de propriété de documents au moment du décès.
- La dation : des documents de grande valeur peuvent être acceptés comme moyen de paiement de droits de succession (procédure rare).
- L'achat : des documents isolés ou des fonds privés peuvent aussi être achetés par les Archives départementales de la Meuse auprès de marchands et plus rarement de particuliers.
Dans la mesure du possible : préciser le volume, les dates des documents, l'objet du fonds, essayer de réaliser un historique du fonds et de l'organisme producteur des archives, indiquer les informations complémentaires dont vous avez connaissance.