Vous êtes une commune, un EPCI
Cette page s’adresse aux communes, aux établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) et aux syndicats mixtes.
« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » Code du patrimoine, art. L211-1.
Les archives sont donc des documents papiers, mais aussi électroniques (fichiers, courriels, bases de données), audiovisuels, sonores. Les archives ne se définissent pas en fonction de leur support, ni de leur date.
Les archives ne sont pas de la documentation (imprimés, publications officielles, journaux et revues qui sont largement diffusés et ne témoignent pas de l'activité de la collectivité).
La responsabilité personnelle de l’exécutif de la collectivité territoriale
Les archives des collectivités territoriales sont des archives publiques : elles sont inaliénables et imprescriptibles.
Les collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de leurs archives : la gestion des archives constitue une dépense obligatoire pour les collectivités (art. L.2321-2 du Code général des collectivités).
Elle comprend :
- la reliure de l’état civil par tranches décennales,
- la reliure des procès-verbaux de délibération et des arrêtés,
- le classement (des archives papier et électroniques en respectant le plan de classement),
- la conservation des archives papier dans un local sain, avec des équipements adaptés,
- la conservation des archives électroniques en respectant des règles de nommage pour les noms des fichiers, en choisissant un format de fichier adapté et en effectuant des sauvegardes régulières.
Le directeur des Archives départementales est chargé, sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine, art. L. 212-10, art. 10 et Code général des collectivités territoriales, art. R. 1421-1 et 2) : tout événement (classement, déménagement etc.) touchant les archives doit lui être rapporté.